Clever Priorisieren Vom Sprung ins kalte Wasser

Als meine Klientin vor ein paar Wochen befördert wurde, fühlte es sich für sie an wie ein Sprung ins kalte Wasser. Bisher war sie als Expertin im Team gefragt, nun trägt sie als Teamleitung Verantwortung – für Strukturen, Abläufe und vor allem für Menschen. Und das in einer Branche, die derzeit stark unter Druck steht: der Kulturbereich. Zwischen Meetings, Einarbeitung in neue Themen und der Frage, wie sie den Überblick behält, spürte sie schnell: Sie muss ihr Zeitmanagement überdenken.

Im Coaching kamen wir auf ein bewährtes Werkzeug: die Eisenhower-Matrix. Eine Methode, die Aufgaben nicht nach ihrer Dringlichkeit, sondern nach ihrer Wichtigkeit sortiert. Ganz praktisch bedeutet das vier Kategorien:

1. Wichtig und dringend – Dinge, die sofort erledigt werden müssen. Zum Beispiel eine akute Personalentscheidung oder eine Präsentation, die morgen fällig ist.
2. Wichtig, aber nicht dringend – Hier liegt der Schlüssel zu langfristigem Erfolg. Strategische Planung, Weiterbildung oder auch die Teamentwicklung fallen in diese Kategorie. Oft verschieben wir solche Aufgaben – und genau das ist der Fehler.
3. Dringend, aber nicht wichtig – Diese Aufgaben schreien nach Aufmerksamkeit, bringen aber wenig Mehrwert. Die klassische Kategorie für Anfragen, die delegiert werden können.
4. Weder wichtig noch dringend – Zeitfresser, die konsequent reduziert oder eliminiert werden sollten. Endlose E-Mail-Schleifen oder unnötige Status-Meetings gehören hierher.

Diese Einteilung half ihr, sich nicht von Dringlichkeiten treiben zu lassen, sondern den Fokus zu bewahren. Eine Erkenntnis, die ihr Sicherheit gab: Sie muss nicht alles sofort selbst machen. Vielmehr geht es darum, Prioritäten zu setzen und Raum für das Wesentliche zu schaffen – gerade in Zeiten von Budgetkürzungen und erhöhtem Arbeitsdruck.

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Und genau dieses Wesentliche steht als Nächstes an: Der Aufbau eines starken Teams. Neue Kolleginnen kommen dazu, Rollen und Verantwortlichkeiten werden sich verschieben. Ein moderierter Workshop soll das Fundament für eine produktive Zusammenarbeit legen – damit aus einem neu zusammengestellten Team auch wirklich ein Team wird. Denn gerade jetzt, wo im Kulturbereich immer stärker begründet werden muss, was für die Gesellschaft und unser krisengeplagtes Land wirklich wichtig ist, braucht es eine klare Struktur und ein gemeinsames Verständnis für die Herausforderungen der Zukunft.

Inzwischen schaut sie nicht mehr mit Nervosität, sondern mit Vorfreude auf die kommenden Wochen. Der Sprung ins kalte Wasser? Erfrischend! Und mit klarem Kopf lässt sich jede Welle meistern.

Zoë Schlär

Kolumnistin